Důležitost odborné poroty při posuzování návrhů a role porotce v průběhu celé soutěže

Proč je důležitá porota posuzující návrhy?

Skládá se z kvalifikovaných odborníků.

Složení poroty si určuje vyhlašovatel. Pracovní skupina pro soutěže ČKA nominuje porotce pouze v případě, že je o to vyhlašovatelem požádána. Členy poroty jsou architekti, urbanisté, krajináři, případně další odborníci dle předmětu soutěže a dále zástupci vyhlašovatele. V zájmu nezávislosti rozho- dování musí být nadpoloviční většina členů poroty nezávislá na vyhlašovateli a na orgánech rozhodujících o využití výsledku soutěže a musí mít odbornou kvalifikaci odpovídající předmětu soutěže. Porota má vždy lichý počet členů (optimálně 5 až 7). Složení poroty významně ovlivňuje rozhodování soutěžících architektů, zda se do soutěže přihlásit, či nikoliv. Kvalifikovanost rozhodování ve speciálních odbornostech lze zajistit prostřednictvím odborných znalců poroty (např. památková péče), kteří vytvoří pro porotu odborné posouzení všech či vybraných soutěžních návrhů.

Spolupracuje s vyhlašovateli při sestavování podmínek včetně stavebního programu.

Zprostředkovává rozpravu mez vyhlašovatelem a architektem

Vhodné je jmenovat do poroty vskutku zkušené, zodpovědné a nezávislé architekty nebo urbanisty, neboť to bude právě porota, která povede jménem vyhlašovatele v průběhu soutěže dialog se zúčastněnými architekty a urbanisty. Plní především úlohu prostředníka, který má pro své působení zásadní předpoklady, jež spočívají zejména v profesní kvalifikaci a praxi.

V průběhu soutěže zodpovídá dotazy soutěžících.

Je zárukou kvality, objektivity a profesionality při výběru nejlepšího návrhu.

Nezávislá odborná porota vybírá v závěru soutěže to nejvhodnější řešení. To je také důvod, proč je složení poroty známo předem i soutěžícím, kteří podle personálního obsazení zvažují i svou účast v soutěži.

Role porotce

1. V přípravné fázi soutěže

Vyhlašovatel často nezná zvyklosti procesu přípravy architektonických soutěží, proto se i v této fázi předpokládá aktivní a intenzivní spolupráce s porotou, která poradí, jak postupovat. V počátcích soutěže může být porota nápomocna vyhlašovateli při zpracování, projednání a odsouhlasení soutěžních podmínek. Porota může zejména zpřesnit program soutěže a doporučit ustanovení závazných či nezávazných kritérií posuzování. V této fázi je rovněž vhodné zapojit do diskuse veřejnost. Její ná- zor může ovlivnit formování zadání.

Porotcům jsou nejméně týden před ustavující schůzí poroty rozeslány e-mailem soutěžní podmínky, předběžně schválené ČKA. Na ustavující schůzi se členové poroty písemně zavážou k účasti na práci poroty, prohlédnou si soutěžní podklady, projednají soutěžní podmínky a jejich upravenou verzi odsouhlasí (všichni porotci včetně náhradníků). Řádní členové poroty zvolí ze svého středu předsedu a místopředsedu. Porota stanoví podrobnosti o činnosti přezkušovatele. V případě nepřítomnosti některého člena poroty je nutný jeho dodatečný písemný souhlas se soutěžními podmínkami, písemné stanovisko k volbě předsedy poroty a podepsaný závazek účasti na práci poroty.

Doporučení:

na ustavující schůzi by si měli porotci stanovit přesný termín hodnoticího zasedání poroty,
na ustavující schůzi by také měli projednat s vyhlašovatelem honorář, jak z hlediska hodinové sazby, tak formu obchodního vztahu,
na prvním hodnoticím zasedání si porota stanoví způsob hlasování, zda bude tajné, či zveřejněné, určí roli náhradníků a jejich zapojení do procesu hodnocení. Jistě bude tento postup jiný při např. posuzování sta návrhů, protože není možné věnovat všem stejnou pozornost.

Vyhlašovatel před vyhlášením soutěže:

rozhodne o předmětu a druhu soutěže (ideová x projektová / jednokolová x dvoukolová / anonymní x vyzvaná x kombinovaná),
vybere sekretáře (zpravidla zaměstnanec vyhlašovatele, který se stará o organizační záležitosti) a přezkušovatele soutěžních návrhů (zpravidla architekt, často zpracovatel soutěžních podmínek [SP]),
zpracuje soutěžní podmínky a soutěžní podklady,
sestaví porotu,
informuje Kancelář ČKA nejméně 15 dnů před ustavující schůzí,
svolá ustavující schůzi,
požádá ČKA o vystavení regulérnosti,
informuje veřejnost o vyhlášení soutěže (na webových stránkách vyhlašovatele a ČKA, u veřejných zakázek rovněž v Informačním systému o zadávání veřejných zakázek, popř. v Ústředním věstníku EU, v jednom informačním médiu s celostátní působností, a to nejpozději v den vyhlášení soutěže).

2. V průběhu soutěže

Odpovědi na dotazy

Porotci spolupracují s vyhlašovatelem při sestavování odpovědí na dotazy soutěžících ve lhůtě pro jejich zodpovězení, která je uvedena v soutěžních podmínkách. Vyhlašovatel sám sestaví odpovědi na dotazy týkající se termínů a technického průběhu soutěže, k zodpovězení odborných dotazů svolá jednání poroty nebo lze odpovědi řešit korespondenční konzultací s porotou. Nepřesné odpovědi na dotazy ovlivňují vznik sporů i jejich počet.

Sekretář soutěže přijímá soutěžní návrhy, potvrzuje jejich převzetí, označuje návrhy pořadovým číslem, datem a hodinou převzetí a vypracovává seznam doručených soutěžních návrhů.

Přezkušovatel zpravidla ve spolupráci se sekretářem rozbalí soutěžní návrhy a přezkouší je podle pokynů, které porota stanovila na ustavující schůzi. O přezkoušení sepíše protokol, případně vyhotoví další porotou požadované podklady.

Hodnotící zasedání poroty

Porotci, pomocné orgány poroty i odborní znalci podepíšou prohlášení o nestrannosti, resp. nezávislosti na vyhlašovateli (nezávislí členové poroty).

Porota:

stanoví si program jednání a způsob hlasování,
seznámí se s výsledky práce přezkušovatele,
rozhodne o přijetí soutěžních návrhů do soutěže,
prohlédne si řešenou lokalitu, pokud si ji neprohlédla již při konání ustavující schůze (takový postup se doporučuje),
posoudí všechny soutěžní návrhy a stanoví jejich pořadí,
může udělit vyloučenému návrhu zvláštní odměnu,
rozdělí vyhlášené ceny a odměny,
posoudí do protokolu každý soutěžní návrh, který nebyl vyloučen z hodnocení,
zpravidla vypracuje tzv. „závěrečné doporučení poroty“,
pak teprve lze otevírat obálky „Autor“.

Je vhodné, když si porota předem stanoví program jednání i způsob hlasování. Členové poroty jsou seznámeni s výsledky práce přezkušova- tele, který zpravidla připraví protokol o přezkoušení soutěžních návrhů. Porota na jeho základě rozhodne, které z návrhů budou a které případně nebudou hodnoceny. Řádný člen poroty má právo kdykoliv během jednání požádat, aby byl jeho (zpravidla odlišný) názor zaznamenán do protokolu. Návrhy vyloučené ze soutěže mohou být (po stanovení pořadí, ale před přiznáním cen a odměn) ohodnoceny zvláštní odměnou. Každý soutěžní návrh, který nebyl vyloučen z hodnocení, musí být v protokolu posouzen. V protokolu by mělo být při velkém množství návrhů uvedeno alespoň shrnutí, proč určité návrhy nepostoupily do dalších fází hodnocení, což je náročné, ale nutné. Soutěžící požadují hodnocení, získají názor odborníků na svůj návrh – zpětnou vazbu. Revokace rozhodnutí je možná, ale musí to být zaznamenáno a podrobně zdůvodněno do protokolu. Teprve po všech výše uvedených úkonech je možné otevírat obálky. Protokol stvrzují svým podpisem všichni řádní členové poroty.

Případní experti by měli dodat hodnocení, odpovědět na případné dotazy porotců a pak odejít z jednání, aby do něj dále nezasahovali.

Porota disponuje širokou kompetencí ve fázi rozhodování. Může za určitých podmínek ceny neudělit nebo udělit ceny jiné. Podrobněji je toto popsáno v § 12 (2) a § 10 (8) Soutěžního řádu ČKA. Zadavatel je vázán rozhodnutím poroty. Nese ale odpovědnost za investici, proto ho není vhodné zavázat realizací jediného (vítězného návrhu), optimálnější je výběr ze tří oceněných návrhů.

Doporučení:

každý den jednání by měli přítomní podepsat prezenční listinu,
do protokolu je třeba zapisovat (a tedy průběžně sledovat) odchody a příchody porotců během jednání poroty, přitom je třeba sledovat, kdo má právo hlasovat a zda je porota usnášeníschopná; při delší nepřítomnosti porotce přebírá jeho roli po celý zbytek jednání náhradník,
sledování přítomnosti a nepřítomnosti jednotlivých porotců je nutné zpravidla i jako podklad pro konečné vyúčtování práce nezávislých členů poroty,
pokud to porota akceptuje, je užitečná přítomnost písaře, především v závěrečné fázi, kdy se zpracovávají posudky jednotlivých soutěžních návrhů, po ukončení jednání je vhodné odsouhlasit si s jednotlivými nezávislými porotci počet odpracovaných hodin a z toho vyplývající honorář.

3. Po ukončení soutěže

Součinnost porotce a vyhlašovatele se předpokládá zejména v případě, kdy byla podána námitka, a to vysvětlením, proč se porota zachovala v konkrétním případě právě tímto způsobem. Porotci mohou vyhlašovateli také poradit s výstavou návrhů, eventuálně s dalšími způsoby prezentace výsledků a také vysvětlit, jak zadat zakázku v jednacím řízení bez uveřejnění, případně popsat další fáze projektové přípravy.

Doporučení:

předpokládá se účast všech porotců na vernisáži výstavy. Po hodnoticím zasedání poroty vyhlašovatel musí:
odeslat všem účastníkům soutěže a ČKA „Protokol o průběhu soutěže“ do vlastních rukou, a to nejpozději do sedmi dnů od rozhodnutí poroty,
zveřejnit výsledek soutěže (tisková zpráva, obeslání odborného tisku i deníků atd.),
do padesáti dnů od konečného rozhodnutí poroty vyplatit ceny, odměny, náhrady…,
uspořádat výstavu, případně vydat katalog,
na vyžádání vrátit neoceněné a neodměněné návrhy.